Hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy

Theo Nghị định, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu quản lý cán bộ. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn mã định danh để phục vụ quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử.

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử, có cấu trúc phù hợp quy định pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ và sử dụng thống nhất cùng mã định danh hồ sơ điện tử.

Thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ theo thẩm quyền. Trường hợp cần bản giấy, hồ sơ điện tử được chuyển đổi theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử; cán bộ không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hệ thống.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Tuyên Quang.

Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

Nghị định yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức chủ động cập nhật dữ liệu cá nhân phát sinh vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin cập nhật.

Cơ quan sử dụng cán bộ có trách nhiệm cập nhật thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc và đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia. Đối với dữ liệu được sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, việc đồng bộ phải hoàn thành trong vòng 01 ngày sau khi xử lý nghiệp vụ.

Đối với dữ liệu hình thành từ cơ quan, tổ chức khác, việc đồng bộ được thực hiện định kỳ hằng tuần thông qua kết nối giữa các hệ thống thông tin. Trường hợp chưa có khả năng kết nối, việc cập nhật được thực hiện trực tiếp vào hồ sơ điện tử.

Quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước

Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.

Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.

Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Mời bạn đọc xem chi tiết Nghị định số 27/2026/NĐ-CP tại đây