>>Kỳ 1: Đổi mới từ nhận thức đến phương thức tham mưu, phục vụ

Trong bối cảnh tỉnh Tuyên Quang sau hợp nhất với tỉnh Hà Giang có quy mô, diện tích rộng hơn, dân số lớn hơn và thực hiện chính quyền địa phương hai cấp, yêu cầu đối với cơ quan dân cử có nhiều thay đổi. Phạm vi hoạt động, phương thức tiếp cận cơ sở, yêu cầu giám sát, tiếp xúc cử tri, tiếp công dân và xử lý thông tin ngày càng rộng; đồng thời đòi hỏi cao hơn về tốc độ, tính chính xác và khả năng phối hợp. Điều đó đặt Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh trước yêu cầu phải tập trung nâng cao năng lực tham mưu, phục vụ và quản trị theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.

Toàn cảnh hội nghị công bố các quyết định về công tác cán bộ của Văn phòng.

Một quy trình thống nhất, rõ người, rõ việc, rõ thời gian

Trước hết, cần tiếp tục rà soát, hoàn thiện các quy trình xử lý công việc trong Văn phòng theo hướng khoa học, thống nhất và rõ trách nhiệm.

Mỗi nhiệm vụ cần xác định rõ người chủ trì, người phối hợp, thời hạn hoàn thành và sản phẩm đầu ra. Những công việc liên quan nhiều phòng, nhiều bộ phận cần có cơ chế phối hợp chặt chẽ, tránh tình trạng thông tin bị chia cắt hoặc nhiệm vụ bị chồng chéo.

Đặc biệt, cần tăng cường cơ chế theo dõi tiến độ công việc. Văn phòng phải biết nhiệm vụ nào đang thực hiện, nhiệm vụ nào sắp đến hạn, nội dung nào cần lãnh đạo cho ý kiến và vấn đề nào có nguy cơ chậm tiến độ. Quản trị công việc bằng tiến độ và kết quả sẽ từng bước thay thế cách quản lý chủ yếu dựa trên hồ sơ và quy trình giấy tờ.

Chuyển đổi số để thay đổi phương thức phục vụ

Chuyển đổi số phải trở thành một động lực quan trọng trong đổi mới Văn phòng.

Không nên hiểu chuyển đổi số đơn giản là đưa văn bản lên môi trường điện tử. Mục tiêu cao hơn là hình thành một phương thức quản trị dựa trên dữ liệu, trong đó thông tin được cập nhật, chia sẻ và khai thác thuận lợi; hồ sơ, tài liệu được quản lý khoa học; lịch công tác, chương trình hoạt động, tiến độ nhiệm vụ được theo dõi thống nhất.

Có thể từng bước xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh như dữ liệu về kiến nghị cử tri, kết quả giải quyết kiến nghị, hoạt động giám sát, các nghị quyết, chính sách, tình hình thực hiện nghị quyết và những vấn đề được đại biểu, cử tri quan tâm.

Khi dữ liệu được tích hợp và khai thác hiệu quả, Văn phòng sẽ không chỉ làm tốt chức năng tổng hợp mà còn có khả năng phân tích, dự báo và tham mưu sớm. Đây là bước chuyển quan trọng từ Văn phòng hành chính sang Văn phòng quản trị hiện đại.

Chẳng hạn, một nhóm kiến nghị cử tri xuất hiện ở nhiều địa bàn có thể được Văn phòng nhận diện và tổng hợp thành một vấn đề chung; một nội dung đã từng được giám sát nhưng việc thực hiện kiến nghị còn chậm có thể được cập nhật để phục vụ hoạt động theo dõi; một chính sách mới có tác động lớn đến địa phương có thể được hệ thống hóa để đại biểu thuận lợi trong nghiên cứu.

Nâng cao chất lượng phục vụ kỳ họp, giám sát và các hoạt động của đại biểu

Kỳ họp HĐND tỉnh là một trong những hoạt động quan trọng nhất của cơ quan dân cử. Vì vậy, chất lượng chuẩn bị và phục vụ kỳ họp cần tiếp tục được coi là một tiêu chí quan trọng đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng.

Mỗi kỳ họp cần được chuẩn bị từ sớm, từ chương trình, nội dung, tài liệu, công tác phối hợp, thông tin phục vụ đại biểu đến các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và hậu cần. Việc chuẩn bị phải có tính dự báo, hạn chế tối đa tình trạng bị động, bổ sung hoặc điều chỉnh vào sát thời điểm tổ chức.

Đối với hoạt động giám sát, Văn phòng cần nâng cao chất lượng tham mưu xây dựng kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, tổng hợp thông tin và theo dõi kết quả sau giám sát. Giám sát chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi các kiến nghị sau giám sát được theo dõi, đôn đốc và tổng hợp đầy đủ.

Đối với hoạt động tiếp xúc cử tri, tiếp công dân và công tác dân nguyện, cần tiếp tục đổi mới cách tiếp nhận, phân loại, theo dõi và tổng hợp kiến nghị; tăng cường liên thông thông tin giữa cơ sở với Văn phòng để những vấn đề phát sinh được nhận diện sớm.

Quản trị hành chính, tài chính, tài sản và hậu cần theo hướng chuyên nghiệp

Đây là nội dung cần được đặt đúng vị trí trong quá trình đổi mới Văn phòng.

Quản trị hiện đại trước hết là bảo đảm cho bộ máy hoạt động ổn định, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Công tác hành chính phải bảo đảm thông tin thông suốt; văn thư, lưu trữ phải chính xác, khoa học; tài chính phải đúng quy định, công khai, minh bạch; tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phải được quản lý, khai thác hiệu quả.

Công tác hậu cần cũng cần được tổ chức theo hướng chủ động. Thay vì chỉ xử lý khi có yêu cầu, bộ phận phục vụ phải căn cứ chương trình công tác để chủ động xây dựng phương án phục vụ, dự kiến nhu cầu về phương tiện, địa điểm, thiết bị, kinh phí và các điều kiện liên quan.

Đặc biệt, trong điều kiện nguồn lực công còn hạn chế, yêu cầu tiết kiệm, chống lãng phí phải trở thành nguyên tắc xuyên suốt trong quản trị Văn phòng. Mỗi khoản chi, mỗi tài sản, mỗi trang thiết bị đều phải được sử dụng đúng mục đích, đúng quy định và phát huy hiệu quả cao nhất.

Đây không chỉ là yêu cầu về tài chính mà còn là yêu cầu về văn hóa công vụ và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, người lao động trong sử dụng nguồn lực công.

Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, phối hợp và trách nhiệm

Văn phòng là một tập thể có nhiều lĩnh vực công tác khác nhau nhưng cùng phục vụ một mục tiêu. Vì vậy, đổi mới phải đi cùng với xây dựng văn hóa phối hợp.

Các phòng chuyên môn cần tăng cường chia sẻ thông tin, phối hợp xử lý công việc; hạn chế tư duy “việc của phòng nào phòng đó làm”. Một nhiệm vụ phục vụ kỳ họp, giám sát hay tiếp xúc cử tri thường liên quan đồng thời đến nhiều bộ phận; nếu thiếu phối hợp, chất lượng chung sẽ bị ảnh hưởng.

Cùng với đó, cần đề cao trách nhiệm cá nhân. Mỗi cán bộ phải chủ động nhận việc, chủ động xử lý và chủ động báo cáo những vấn đề phát sinh. Lãnh đạo Văn phòng cần tăng cường kiểm tra, đôn đốc, đánh giá kết quả công việc trên cơ sở chất lượng, tiến độ và hiệu quả thực tế.

Chuyên viên của Văn phòng thực hiện nhiệm vụ số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên, hồ sơ đảng viên điện tử.

Văn phòng phải hướng đến một nền quản trị “phục vụ”

Mục tiêu cuối cùng của đổi mới Văn phòng không phải để tạo ra thêm quy trình hay thêm công việc, mà để phục vụ tốt hơn.

Phục vụ lãnh đạo Đoàn ĐBQH và Thường trực HĐND tỉnh bằng thông tin chính xác, kịp thời và những tham mưu có chất lượng. Phục vụ các Ban của HĐND tỉnh bằng hồ sơ, dữ liệu và điều kiện cần thiết để thực hiện tốt chức năng thẩm tra, giám sát. Phục vụ đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND tỉnh bằng những điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện vai trò đại diện cho Nhân dân. Phục vụ cử tri và Nhân dân bằng việc tiếp nhận, tổng hợp, theo dõi và chuyển tải đầy đủ những ý kiến, kiến nghị chính đáng đến cơ quan có thẩm quyền và phục vụ chính hoạt động của Văn phòng bằng một nền hành chính nội bộ khoa học, kỷ luật, hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả.

Từ yêu cầu đó, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh cần tiếp tục xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực, đổi mới phương thức tham mưu, đẩy mạnh chuyển đổi số, hoàn thiện quy trình phối hợp, nâng cao chất lượng dân nguyện, thông tin - tuyên truyền, đồng thời hiện đại hóa công tác hành chính, quản trị và hậu cần.

Một Văn phòng mạnh không chỉ được nhìn thấy ở những văn bản tham mưu tốt hay những kỳ họp được tổ chức chu đáo. Sức mạnh của Văn phòng còn nằm ở khả năng điều phối công việc phía sau một cách khoa học, chủ động bảo đảm mọi điều kiện cần thiết và tạo ra sự vận hành thông suốt cho toàn bộ hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh.

Trong giai đoạn mới, khi yêu cầu đối với cơ quan dân cử ngày càng cao, xây dựng Văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại, trách nhiệm và phục vụ hiệu quả chính là một trong những điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động của Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, góp phần đưa tiếng nói của Nhân dân đến gần hơn với quá trình quyết định chính sách, giám sát và quản trị địa phương.

Đó cũng là yêu cầu xuyên suốt của quá trình đổi mới: đổi mới để tham mưu tốt hơn, phục vụ tốt hơn, quản trị tốt hơn và qua đó góp phần để hoạt động của cơ quan dân cử ngày càng thực chất, hiệu lực, hiệu q uả, gần dân và sát dân hơn./.