Phần mềm quản lý văn bản giúp Thường trực HĐND nhanh chóng cập nhật văn bản gửi đến, xử lý, phân phối kịp thời đến các Ban, Văn phòng triển khai thực hiện. Ứng dụng quản lý văn bản điều hành đã giảm nhiều các văn bản giấy nhận, gửi hàng ngày. Đặc biệt từ tháng 6 năm 2019, Thường trực HĐND, lãnh đạo Văn phòng đã sử dụng chữ ký số thay vì chỉnh sửa trên bản giấy phải qua nhiều khâu từ khi soạn thảo đến khi trình ký ban hành, tốn rất nhiều giấy mực và thời gian thì ứng dụng chữ ký số giúp lãnh đạo nhận văn bản trình bằng bản điện tử, chỉnh sửa trực tiếp (nếu cần) hoặc ký gửi ngay văn thư phát hành theo quy định; ứng dụng giúp lãnh đạo tranh thủ được thời gian, linh hoạt trong quản lý, điều hành đặc biệt đối với những công việc, văn bản cần xử lý, triển khai ngay. Khai thác, sử dụng phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, trong thời gian không xa trên bàn làm việc của cán bộ, công chức chắc chắn sẽ không còn văn bản, giấy tờ như trước (trừ các văn bản quy định ký, gửi, nhận bằng bản giấy).
Cùng với phần mềm quản lý văn bản thì ứng dụng quản lý tài liệu họp, điều hành kỳ họp cũng được thực hiện hiệu quả. Tất cả các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, Thường trực HĐND, cuộc họp của các Ban, Văn phòng HĐND tỉnh đều được gửi qua hệ thống quản lý tài liệu họp (Edoc+). Tài liệu được gửi đến đại biểu thông qua hệ thống quản lý tài liệu họp đảm bảo kịp thời, đúng quy định. Giờ đây không còn cảnh tượng hàng chồng tài liệu đặt trước mặt mỗi đại biểu, các đại biểu không còn khệ nệ chuyển hàng chồng tài liệu đi họp như trước, thay vào đó là một chiếc máy tính bảng nhỏ gọn, chứa đựng đầy đủ tất cả các thông tin, tài liệu, nội dung liên quan kỳ họp.
 Từ kỳ họp thứ 3 đến kỳ họp thứ 8, nhiệm kỳ 2016-2021 Hội đồng nhân dân tỉnh đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu và điều hành kỳ họp |
Trong khi một số tỉnh, thành phố mới đưa ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu họp, điều hành kỳ họp HĐND vào hoạt động từ năm 2019 thì HĐND tỉnh Tuyên Quang khóa XVIII đã ứng dụng phần mềm điều hành kỳ họp, quản lý tài liệu họp ngay từ kỳ họp thứ 3 (năm 2017). Thường trực HĐND tỉnh đã trang cấp cho mỗi đại biểu HĐND một máy tính bảng (Ipad); lập tài khoản cho các đại biểu, cơ quan, đơn vị; tổ chức tập huấn, hướng dẫn khai thác, sử dụng phần mềm. Đến nay, 100% đại biểu đều sử dụng thành thạo các ứng dụng trong hệ thống để phục vụ hoạt động của người đại biểu dân cử; các cơ quan, đơn vị liên quan đã khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi, đem lại hiệu quả thiết thực.
Ứng dụng quản lý điều hành kỳ họp giúp chủ tọa kỳ họp chủ động tiếp nhận ý kiến đăng ký phát biểu thảo luận, nội dung thảo luận, chất vấn…. để chủ tọa kỳ họp điều hành cho phù hợp; việc biểu quyết thông qua nghị quyết được thực hiện bằng máy tính bảng thông qua hệ thống điều hành, từ đó giúp cho việc biểu quyết các nghị quyết được thuận lợi, khách quan, chính xác; đại biểu có thể nhấn nút biểu quyết đồng ý, không đồng ý hoặc ý kiến khác; nếu đại biểu còn có ý kiến khác về nội dung biểu quyết, có thể lựa chọn các nút biểu quyết tương ứng, kết quả biểu quyết của mỗi đại biểu đều được bảo mật theo quy định.
Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu họp trong thời gian qua đã tiết kiệm đáng kể kinh phí và nhân lực; tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị kỳ họp, để cán bộ, công chức dành thời gian tập trung nghiên cứu, tham mưu chuyên sâu các nội dung, nâng cao hơn hiệu quả, chất lượng mỗi kỳ họp.
Chương trình phòng họp hay kỳ họp “không giấy” được đông đảo cán bộ, công chức các cơ quan, đơn vị đồng tình và được xem như giải pháp tiết kiệm kinh phí, nhân lực, đem lại hiệu quả thiết thực trong chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa phương. Tuy nhiên, quá trình thực hiện cũng đặt ra các yêu cầu đồng bộ về cơ sở hạ tầng, hệ thống băng thông Internet đủ mạnh để phục vụ việc truy cập; các thiết bị cần được nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ; phần mềm cài đặt trên thiết bị cần thống nhất, phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, an ninh mạng, dữ liệu theo quy định; tự mình mỗi đại biểu HĐND, các cán bộ, công chức, nhân viên cần bồi dưỡng, học tập nâng cao trình độ, kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin, để làm chủ và khai thác, sử dụng thành thạo các thiết bị, ứng dụng một cách hiệu quả; tiếp tục cải tiến ứng dụng, hoàn thiện hơn nữa các tính năng cho phù hợp với thực tế, để có thể khai thác, sử dụng mọi lúc khi cần, để ứng dụng thông minh hơn, linh hoạt và trí tuệ hơn; cần phát huy hơn nữa vai trò người đứng đầu để tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác các phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin.
Để thực hiện chủ chương, mục tiêu phòng họp hay kỳ họp “không giấy”, cũng cần xem xét sửa đổi quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 liên quan đến việc gửi tài liệu bằng bản giấy:
Tại các Điều 39, 40, 56, 64, 73, 124, 125… Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định việc gửi các hồ sơ, tài liệu bằng bản giấy cho các cơ quan liên quan để thẩm định; việc lấy ý kiến đối với dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết; gửi hồ sơ dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết để thẩm tra và xem xét, thông qua; gửi tờ trình HĐND về dự thảo nghị quyết, dự thảo nghị quyết; báo cáo thẩm định và báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định đối với dự thảo nghị quyết do Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh trình; ý kiến của UBND và báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến của UBND đối với dự thảo do Ban của HĐND Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh trình; báo cáo thẩm tra…. cho các Ban của HĐND, đại biểu HĐND đều bằng bản giấy.
Trong thực tế, tùy thuộc vào mỗi tờ trình, đề án, dự thảo nghị quyết… nội dung tài liệu thường rất dài, số lượng phôtô, đóng quyển rất nhiều; các văn bản, tài liệu không có nội dung thuộc diện bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật thì có thể xem xét gửi cho các cơ quan, đơn vị liên quan và đại biểu dự họp bằng bản điện tử. Quy định việc gửi bản giấy như trên ít nhiều ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu kỳ họp “không giấy”, việc gửi tài liệu bằng bản giấy được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đồng nghĩa với việc không thể gửi bản điện tử cho các cơ quan liên quan và đại biểu dự họp. Quy định các tài liệu trên gửi bằng bản giấy cần được nghiên cứu, xem xét sửa đổi cho phù hợp với chủ trương thực hiện Chính phủ điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay. Nếu quy định trên được xem xét sửa đổi theo hướng gửi bản điện tử và thực hiện đồng bộ các yêu cầu đặt ra thì mới có thể hiện thực hóa được mục tiêu phòng họp hay kỳ họp “không giấy” trong thời gian tới.
